Data ultimo aggiornamento: 30/09/2022

Anagrafica matricole (parco)

Moduli richiesti: Customer Service
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Anche se gli articoli non sono dichiarati come articoli gestiti a matricole in Anagrafica articoli, questo programma permette di gestire le singole matricole (cioè i singoli esemplari o istanze), con associato il cliente che ha in casa quella matricola (parco installato) e alcuni dati importanti, ad esempio data installazione, data ultima manutenzione programmata (due tipi), operatore incaricato dell'assistenza su quella matricola.

L'accesso all'archivio può avvenire indicando l'articolo, inserendo le singole matricole di quel 'modello' di apparecchio, oppure indicando il cliente. In tal caso, inseriremo l'elenco degli apparecchi, con relativo n. di matricola.

Una volta effettuato l'accesso dalla maschera d'apertura o d'inserimento, è possibile lavorare sul parco matricole nella griglia seguente:

Matricola Inserire un identificativo alfanumerico, che identifica il singolo esemplare di apparecchio.

Cod. Cliente Indicare il codice cliente a cui l'apparecchio è in dotazione. Può essere anche zero per gli apparecchi in casa, in deposito o mostra.

Data rilascio/installazione Indicare la data in cui è statao installato (o rilasciato) l'apparecchio o impianto.

Data ultima att.programmata/ manutenzione 1 Indicare la data dell'ultima manutenzione programmata eseguite (es. data ultima revisione dell'apparecchio).

Data ultima att.programmata/ manutenzione 2 Indicare la data dell'ultima manutenzione programmata eseguite (es. revisione straordinaria o ristrutturazione).

Incaricato Indicare il codice identificativo della persona (tecnico) incaricato della manutenzione/assistenza dell'apparecchio; dev'essere codificato nell'organizzazione della ditta, come per la gestione CRM.

Destinazione Se l'apparecchio/articolo è installato presso un indirizzo diverso da quello principale memorizzato nell'anagrafica del cliente, indicare il codice Destinazione relativo.

Matricola produttore Se si utilizza un numero interno per identificare l'apparecchio, in questo campo è possibile inserire il corrispondente numero attribuito allo stesso apparecchio, dal produttore (dalla fabbrica), per avere una corrispondenza.

Numero contatori Qualora sia necessario gestire un costo - contatore nel contratto in cui quell'apparecchio compare in gestione contratti, indicare qui con un numero da 1 a 4, quanti contatori è necessario rilevare periodicamente, secondo la modalità di fatturazione del costo-contatore e dei canoni, per quel apparecchio. Ad es., per certi fotocopiatori sono disponibili 2 o 4 contatori, contatore per copie in BN e contatore per copie a colori.

Data acquisto dal fornitore Indicare la data in cui l'apparecchio è stato acquistato dal fornitore/produttore; può essere utile in quanto in alcune politiche di garanzia, questa parte dalla data di acquisto da parte del distributore e non da quella di acquisto da parte del cliente consumatore finale.

Tipo matricola Indica se il codice articolo\matricola del modello dell'apparecchio è di tipo 'Accessorio' o 'Principale'. Il programma 'Anagrafica Matricole' testa il campo dell'anagrafica articoli 'Tipo' per indentificare se l'articolo è accessorio o meno, se è "A" allora definisce il codice aritcolo come ACCESSORIO, se " " (blank) come PRINCIPALE.

Cod. art.\matricola principale Indica il codice articolo\matricola principale al quale si riferisce il codice articolo del modello dell'apparecchio se è di tipo 'Accessorio'.

Data disinstal. Indicare la data in cui l'apparecchio è stato disinstallato se lo status è impostato su 'Disinstallata'.

Strumenti

Cambia cliente, Cambia matricola, Visualizza storico clienti Visto che non è possibile cambiare direttamente sulla riga il conto o la matricola, queste voci di menù permettono di cambiare la matricola ed il conto in modo mirato su tutte le tabelle coinvolte/collegate di Business. La procedura gestisce anche una tabella per lo storico cliente: cambiando il cliente corrente viene dato un messaggio informativo per evitare problemi e, alla conferma, viene inserito anche un record nella nuova tabella 'storico cliente', consultabile con l'apposita nuova voce di menu. NB: tutti i programmi del customer service lavorano sul parco matricole corrente, la tabella di storico è utilizzabile solo a fini storico/informativi.

Manutenzione programmata (F7) Permette di aprire una finestra e d'impostare in una griglia i dati relativi alla manutenzione prevista (le attività tecniche) per quell'esemplare/cliente. Per il significato dei vari campi presenti in questa finestra, vedi il manuale/guida relativa al programma Manutenzione programmata.

È presente un campo-casella Compreso nel contratto, da spuntare se per quell'apparecchio/esemplare, per quel cliente e per l'attività indicata sulla riga, s'intende un'attività compresa nei servizi previsti senza ulteriore addebito in un contratto d'assistenza. Nessun automatismo è attualmente collegato a quest'informazione.

Estensioni... (Ctrl + E) Premendo questo pulsante è possibile inserire o modificare dati definiti come estensioni per le matricole col programma Definizione estensioni.

Visualizza storia movmenti di magazzino (Ctrl + D) Visualizza la Stampa Vis. Schede Articoli su griglia per l'articolo corrente, con tipo stampa "Per matricole".

Contratti e garanzia... (Ctrl + G) Visualizza la lista dei contratti per l'articolo\matricola e con l'apposita funzionalità apre direttamente il contratto.

Struttura impianto (Ctrl + I) Permette di legare alll'articolo\matricola Principale della riga altri Articoli\Matricola che compongono tale Impianto/postazione.
N.B.: Il legame definito tra matricolaPincipale e Componenti accessori ha valenza puramente Informativa.



La composizione dell'impianto può essere definita in maniera libera (con Articoli/Matricole Non necessariamente censiti nell'anagrafica Matricole) oppure può essere compilata mediante la voce del menù Opzioni "Collegamento Componenti", che permette di selezionare le matricole esistenti per lo stesso cliente nell'anagrafica Matricole, a patto che non siano già collegate ad un altro impianto oppure non siano esse stesse un Impianto.
In questo caso quando verranno visualizzate dalla Anagrafica Matricole, saranno contraddistinte dal Tipo Matricola "Accessorio" e dai riferimenti all'Articolo/Matricola Principale.


Visual. ultima attività chiusa con successo Visualizza un elenco delle attività associate a chiamate il cui status é "Chiuso con successo". Ora quando viene chiusa una chiamata con successo, il programma inserisce/aggiorna il record in questa griglia. Se invece viene cancellata una chiamata, allora cerca l'ultima chiamata in ordine di data chiusa con successo con stesso tipo chiamata di quella cancellata e viene quindi aggiornato il record.

Rilevamento Contatori (Ctrl + F7) Permette di registrare periodicamente o occasionalmente (ad es. in un intervento tecnico di riparazione/manutenzione) i numeri progressivi dei contatori associati all'apparecchio (es. il contatore delle copie in un fotocopiatore). Si aprirà infatti una finestra Rilevamento contatori, se già presenti delle letture, con l'elenco delle letture (a partire dalla più recente), E col pulsante Nuovo è possibile inserire i dati relativi ad ogni 'lettura'.

Data rilevamento Indicare la data a cui la lettura si riferisce.

Data fine periodo Se si tratta di una lettura che dev'essere utilizata per la fatturazione periodica di costi-contatore, indicare la data del fine periodo (ad es., se serve per la fatturazione del primo trimestre dell'anno, indicare 31/03/19).

Cliente Indicare il codice del cliente che al momento della lettura è/era titolare/possessore dell'apparecchio; un apparecchio può, infatti, passare di mano da cliente a cliente; in tal modo si mantiene un minimo di storia del possesso dell'apparecchio)

Causale:

• Valore iniziale se si tratta dei valori di partenza di un contatore (es. un copiatore usato, i numeri presenti sul copiatore all'atto del ritiro);
• Fine periodo se si tratta del dato da usare in fatturazione per il periodo che finisce nella data indicata nel campo "Data fine periodo";
• Controllo in intervento se si tratta di lettura fatta da un tecnico durante un intervento tecnico, si può verificare periodicamente la fedeltà/veridicità di eventuali letture fatte in modo autonomo dal cliente-possessore dell'apparecchio, magari comunicate per telefono;
• Finale se lettura di fine contratto (di noleggio o di assistenza);
• Azzeramento se si tratta di una operazione con cui si sono portati 'indietro' il/i contatori a quell'apparecchio (reset del contatore).

Lettura contatore 1/2/3/4 Indicare il/i valore/i dei vari contatori presenti sull'apparecchio.

Scarto tecnico contatore 1/2/3/4 Indicare, se necessario, con numeri positivi, il numero (i numeri) da detrarre ai fini della prossima fatturazione di fine periodo, in virtù di consumi non addebitabili al cliente (es. scarti di copie per prove effettuate dal tecnico).

Operatore del rilevamento Indicare il codice dell'organizazione della ditta, che ha effettuato/ricevuto il rilevamento dei contatori.

ATTENZIONE: se in Personalizzazione Customer Service Ditta è selezionato il flag "Aggiorna anagraficaca matricole da gestione documenti di magazzino" , i dati contenuti in questo programma possono venir modificati dai documenti di magazzino relativi a 'vendite a clienti' e 'acquisti da fornitori' in base alla causale di magazzino utilizzata. Dai documenti di magazzino è possibile effettuare inserimenti/aggiornamenti/cancellazione di cliente a cui è stata ceduta la matricola, data di vendita, quantità acquistata, data di acquisto.